為了規范會員卡的管理和操作，在特定的系統中，會員卡有出納制作和財務保管，出納處可以留下少量備用。各店財務應設立會員卡專用登記簿，由專人登記保管。流程如下：
1、供應商發送會員卡時，卡保管人應根據入庫單清點數量，并按專用簿上的卡型分別登記（像賬簿一樣用口取紙）。例如，5月7日有100張金卡
標簽：金卡
及時領取人
卡號
卡態(售出、作廢、贈送)
日期
儲值
額
贈送額
收銀員
簽字
出納
簽字
剩余量
2010.5.7
100張新現金卡
100
注：本項由保管人填寫。
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